Bildupphovsrätts personuppgiftspolicy

1. ALLMÄNT

På Bildupphovsrätt värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av skydd. Den här personuppgiftspolicyn förklarar hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

 

2. VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person t ex namn personnummer och adress. Även elektroniska identiteter t ex ett IP-nummer är en personuppgift om det kan kopplas till en fysisk person.

 

3. VAD ÄR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER? 

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna t ex insamling registrering överföring och lagring.

 

4. VEM ÄR ANSVARIG FÖR PERSONUPPGIFTERNA?

Bildupphovsrätt i Sverige ek. för. (org nr 769610-3121) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som utförs av föreningen. 

 

5. NÄR SAMLAR VI IN PERSONUPPGIFTER?

För att Bildupphovsrätt ska kunna fullgöra sitt uppdrag måste vi begära in och behandla personuppgifter. Det sker när du;

• är medlem i Bildupphovsrätt
• är innehavare av upphovsrätten till en avliden konstnärs verk
• ansöker om Individuell Visningsersättning (IV)
• ansöker om Individuell Reprografiersättning (IR) eller annan avtalslicensersättning 
• mottar följerättsersättning samt
• när det i övrigt är nödvändigt för att administrera relationen mellan dig och Bildupphovsrätt . 

 

Utöver de personuppgifter du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (så kallad tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.

 

6. VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN OCH FÖR VILKET ÄNDAMÅL (VARFÖR)? 

 

6.1 MEDLEM I BILDUPPHOVSRÄTT

ÄNDAMÅL

BEHANDLINGAR SOM UTFÖRS

KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER

För att kunna hantera ditt medlemskap.

• Registrering i Bildupphovsrätts medlemsregister
• Identifiering
• Förvaltning av rättsinnehavarens upphovsrätt 
• Hantering av medlemsärenden och rådgivning.
• Hantering av redovisningar och utbetalningar 
• Utskick av medlemsinformation
• Publicering av namn ev pseudonym och födelseår i Bildupphovsrätts matrikel
• Överföring av namn ev pseudonym och födelseår till Bildupphovsrätts ombud såsom systerorganisationer i utlandet som hanterar Bildupphovsrätts medlemmars rättigheter inom sitt territorium

Namn på konstnären samt eventuella rättsinnehavare eventuell pseudonym personnummer kontaktuppgifter (adress e-post och telefon) samt betalningsuppgifter.

LAGLIG GRUND

Fullgörande av Bildupphovsrätts åtaganden i anslutning till avtalet om medlemskap. Om vi inte får behandla dina personuppgifter kan våra åtaganden enligt medlemsavtalet inte fullgöras och vi måste neka dig medlemskap.

LAGRINGSPERIOD

Bildupphovsrätt sparar dina personuppgifter i 36 månader efter medlemsavtalets upphörande. Om du därefter har rätt till IV IR eller annan avtalslicensersättning eller följerätt sparas dina personuppgifter enligt 6.2-6.5 nedan. Bokföringsunderlag sparas i 10 år efter det år räkenskapsåret upphörde.

 

6.2 INDIVIDUELL VISNINGSERSÄTTNING

ÄNDAMÅL

BEHANDLINGAR SOM UTFÖRS

KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER

För att kunna registrera och fördela Individuell Visningsersättning (IV)

• Registrering i Bildupphovsrätts IV-register.
• Identifiering
• Hantering av frågor och andra ärenden i anslutning till IV.
• Fördelning och utbetalning av IV-ersättning.
• Informationsutskick

Namn eventuell pseudonym personnummer kontaktuppgifter (adress e-post och telefon) samt betalningsuppgifter 

 

LAGLIG GRUND

Individuell Visningsersättning är ett statsanslag som fördelas av Bildupphovsrätt i enlighet med förordningen (SFS 1996:1605) om individuell visningsersättning samt regleringsbrev. Behandlingen av dina personuppgifter sker för att fullgöra en rättslig förpliktelse. 

LAGRINGSPERIOD

Personuppgifterna utgör del av allmän handling och gallras i enlighet med särskilt beslut från Riksarkivet (RA-MS). 

 

6.3 INDIVIDUELL REPROGRAFIERSÄTTNING (IR)

ÄNDAMÅL

BEHANDLINGAR SOM UTFÖRS

KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER

För att kunna registrera och fördela individuell reprografiersättning(IR)

• Registrering i Bildupphovsrätts IR-register.
• Identifiering
• Hantering av frågor och andra ärenden i anslutning till IV.
• Fördelning och utbetalning av IR-ersättning.
• Informationsutskick 

Namn eventuell pseudonym personnummer kontaktuppgifter (adress e-post och telefon) samt betalningsuppgifter. 

LAGLIG GRUND

Behandling av dina personuppgifter sker för att fullgöra en rättslig förpliktelse enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt.

LAGRINGSPERIOD

Uppgifterna lagras så länge upphovsmannen har rätt att ansöka om Individuell reprografiersättning och 36 månader därefter. Bokföringsunderlag sparas i 10 år efter det år räkenskapsåret upphörde.

 

6.4 ÖVRIGA AVTALSLICENSERSÄTTNINGAR

ÄNDAMÅL

BEHANDNLINGAR SOM UTFÖRS

KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER

För att kunna registrera och fördela ersättning från avtal med avtalslicensverkan

• Registrering i Bildupphovsrätts administrativa system
• Identifiering
• Hantering av frågor och andra ärenden i anslutning till avtalslicenser.
• Fördelning och utbetalning av avtalsersättning från t ex Sveriges television.
• Informationsutskick 

Namn eventuell pseudonym personnummer kontaktuppgifter (adress e-post och telefon) betalningsinformation såsom bankkonto

 

LAGLIG GRUND

Behandling av dina personuppgifter sker för att fullgöra en rättslig förpliktelse enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt.

LAGRINGSPERIOD

Under konstnärens skyddstid enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och 36 månader därefter. Bokföringsunderlag sparas i 10 år efter det år räkenskapsåret upphörde.

 

6.5 FÖLJERÄTT

ÄNDAMÅL

BEHANDLINGAR SOM UTFÖRS

KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER

För att kunna registrera och fördela följerättsersättning. 

• Registrering i Bildupphovsrätts följerättsregister.
• Identifiering
• Hantering av frågor och andra ärenden i anslutning till följerätt.
• Fördelning och utbetalning av följerättsersättning.
• Informationsutskick

Namn på konstnären samt eventuella rättsinnehavare eventuell pseudonym personnummer kontaktuppgifter (adress e-post och telefon) betalningsinformation såsom bankkonto.

LAGLIG GRUND

Behandling av dina personuppgifter sker för att fullgöra en rättslig förpliktelse enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt.

LAGRINGSPERIOD

Under konstnärens skyddstid enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och lag (2016:977) och 36 månader därefter. Bokföringsunderlag sparas i 10 år efter det år räkenskapsåret upphörde.

 

6.6 LICENSTAGARE OCH ANDRA KUNDER

ÄNDAMÅL

BEHANDLINGAR SOM UTFÖRS

KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER

För att kunna hantera tillståndsförfrågningar och avtal.

• Registrering i Bildupphovsrätts administrativa system

• Hantering av ärenden avtal och tillstånd

• Hantering av fakturering och betalning 

Namn och kontaktuppgifter (e-post och telefon)

 

LAGLIG GRUND

Personuppgiftsbehandling är nödvändig för att tillgodose Bildupphovsrätts berättigade intresse av att kunna hantera avtal och tillstånd till licenstagare och andra kunder.

LAGRINGSPERIOD

Under avtalets giltighetstid alternativt till dess att kunden fullgjort sina förpliktelser enligt avtal eller utfärdat tillstånd. Bokföringsunderlag sparas i 10 år efter det år räkenskapsåret upphörde.

 

7. DATASÄKERHET OCH INTEGRITET

Säkerheten integriteten och sekretessen kring dina personuppgifter är väldigt viktig för oss. Vi har vidtagit tekniska administrativa och fysiska säkerhetsåtgärder som är utformade att skydda dina personuppgifter från obehörigt röjande användning och förändring. Från tid till annan utvärderar vi dessa åtgärder för att utreda behovet av att vidta ytterligare åtgärder eller uppdatera existerande sådana. Vänligen notera att det trots att vi vidtagit alla rimliga åtgärder saknas säkerhetsåtgärder som är fullständigt säkra. Vi ber dig därför omedelbart informera oss om misstänkta aktiviteter som du eventuellt upptäcker när det gäller Bildupphovsrätts tjänster. 

 

8. VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED 

8.1 I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag enligt lag och/eller avtalet med dig kommer vi att dela dina personuppgifter med företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. 

8.2 Om personuppgifter delas med tredje part ingår vi ett personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter.  

8.3 Personuppgifter kan också komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att följa gällande lag eller krav från myndigheter för att tillvarata Bildupphovsrätts rättsliga intressen eller för att upptäcka förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem. 

8.4 Information om ditt medlemskap i Bildupphovsrätt kan komma att överföras till eller lagras i ett land utanför EU/EES i samband med att ditt namn ev pseudonym och födelseår överförs till någon av Bildupphovsrätts systerorganisationer utanför EU/EES. Om vi överför eller lagrar dina uppgifter utanför EU/EES säkerställer vi att sådan överföring sker i enlighet med den här policyn och i enlighet med tillämpliga lagar till exempel genom att säkerställa att landet i fråga har en adekvat skyddsnivå eller genom användande av lämpliga skyddsåtgärder. Vi kommer även teckna dataöverföringsavtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats. 

8.5 Vi delar även dina personuppgifter med företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. I dessa fall kan inte vi styra hur informationen som lämnas till företaget behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar kontaktuppgifter med är statliga myndigheter som Skatteverket i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag.

 

9. VAR BEHANDLAS DINA PERSONUPPGIFTER

9.1 Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Bildupphovsrätts IT-system såsom servrar är placerade i Sverige. 

 

10. HUR BEHANDLAR VI PERSONNUMMER

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat av ändamålet t ex för att kunna göra en säker identifiering eller om det finns annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användningen av ditt personnummer och använder i de fall det är tillräckligt ditt födelseår eller födelsedatum.

 

11. COOKIES

11.1 Cookies är små textfiler med information om ditt besök på bildupphovsratt.se som lagras i din webbläsare. Syftet är att underlätta besöket och att göra webbplatsen bättre för dig som besökare.

11.2 Cookies sparas på olika sätt: 

En permanent cookie ligger kvar på besökarens dator under en månad om du inte själv tar bort den tidigare. 

En sessionscookie lagras tillfälligt under tiden du är inne på bildupphovsratt.se och försvinner när du stänger din webbläsare. 

Tredjepartscookies som används vid analyser t ex Google Analytics. Informationen är helt anonymiserad och du godkänner denna cookie när du loggar in på bildupphovsratt.se

 

12. LÄNKAR TILL EXTERNA WEBBPLATSER

Information som tillhandahålls av Bildupphovsrätt kan innehålla länkar till webbplatser som drivs eller ägs av någon annan än Bildupphovsrätt. Bildupphovsrätt ansvarar inte för behandlingen av personuppgifter som sker på dessa webbplatser. Vi uppmuntrar dig därför att läsa igenom den information som avser behandling av personuppgifter och som finns tillgänglig på respektive webbplats. 

 

13. FÖRÄNDRINGAR AV PERSONUPPGIFTSPOLICYN

Denna personuppgiftspolicy kan komma att justeras från tid till annan. Den senaste versionen av personuppgiftspolicyn finns alltid på bildupphovsratt.se. Om Bildupphovsrätt genomför några väsentliga förändringar i personuppgiftspolicyn kommer vi informera dig innan förändringarna träder i kraft via bildupphovsratt.se e-post eller brev. 

 

14. RÄTT ATT BEGÄRA INFORMATION OCH RÄTTELSER M.M. 

14.1 Du har rätt att erhålla kostnadsfri information om bl.a. vilka av dina personuppgifter som Bildupphovsrätt behandlar och i vilket syfte (så kallat registerutdrag). Ansökan om registerutdrag ska vara skriftlig och undertecknad av dig. 

14.2 Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter om dessa krävs för det angivna ändamålet. 

14.3 Du har rätt att begära att uppgifter raderas om personuppgifterna inte längre krävs för de ändamål de har samlats in eller på annat sätt behandlats behandlas på ett olagligt sätt eller om de måste raderas enligt en rättslig förpliktelse. Tänk på att vi kan ha rätt att neka radering t ex när personuppgifterna behandlas för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller i enlighet med lag.

14.4 Du har rätt att begära att Bildupphovsrätt begränsar behandlingen av dina personuppgifter t ex i samband med att Bildupphovsrätt säkerställer att dina personuppgifter är korrekta. 

14.5 Du har också rätt att utöva din rätt till dataportabilitet vilket innebär att du har rätt att få ut dina uppgifter i ett strukturerat allmänt använt och maskinläsbart format. 

14.6 Vänligen notera att vissa av rättigheterna ovan enbart gäller i särskilda situationer till exempel rätten till dataportabilitet som enbart gäller för det fall behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke och behandlingen sker automatiserat. 

 

15. HUR KONTAKTAR DU OSS VID FRÅGOR OM DATASKYDD?

15.1 Om du har frågor om hur Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter vill utöva någon av dina rättigheter enligt punkt 13 ovan eller veta mer om någon av rättigheterna vänligen kontakta oss enligt nedan. 

E-postadress: dataskydd@bildupphovsratt.se

15.2 Du har även rätt att när som helst inge klagomål till Datainspektionen dataskydd@bildupphovsratt.se om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning. 

 

__________________

 

Senast uppdaterad 24 maj 2018